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May / 2013

Los ocho pecados capitales del correo electrónico

Autor: arantza

Mientras leía el libro “El club de lectura del final de la vida” de Will Schalbe, ví en la solapa que Schalbe era coautor junto con David Shipley de otro libro, a mi entender esencial en la era digital titulado Enviar : manual de estilo del correo electrónico”

Cómo el título indica el libro pretende corregir los numerosos fallos que cometemos al utilizar el correo electrónico, y nos da  consejos para mejorar la redacción de los mensajes advirtiendo de que no todo vale.

Nos disecciona el mensaje electrónico, como debe ser el estilo, los seis tipos básicos de mensaje, la diferencia entre el correo profesional y el emocional y por último un consejo que en realidad sirve para todos los campos de nuestra vida !Hay que pensar antes de enviar!

Ya se que muchas personas no vemos más que ventajas en el correo electrónico, pero yo voy a insistir en los errores que cometemos y en resaltar que la gran facilidad de enviar correos electrónicos nos hace olvidar que se trata de comunicación escrita, que utilizamos el correo tanto a nivel profesional como personal, que los mensajes de correo se escriben rápido, demasiado rápido.  Según los autores Shipley y Shwalbe la velocidad del correo electrónico no solo hace más fácil que perdamos los nervios, sino que el correo electrónico tiene la tendencia a sacar lo peor de nosotros.  Para entender esta afirmación comparan la comunicación cara  a cara en la que la parte emocional de nuestro cerebro monitoriza constantemente las reacciones de nuestro interlocutor con el correo electrónico que no constituye un canal de devolución de esas reacciones a tiempo real, no podemos adaptarnos a las reacciones de los receptores del correo, y si lo hacemos es tarde, ya hemos dado a enviar.

El correo electrónico nos hace escribir mucho más de lo que lo hacíamos y además de la abrumadora cantidad de correos que recibimos, la mayoría  son de poca calidad. El que domina la escritura no domina la tecnología y a la inversa.

¿Cuáles son los ocho pecados capitales?

1. “El correo electrónico tremendamente impreciso” (acuérdate de hacer eso que hablamos)

2. El correo electrónico ofensivo

3. El correo electrónico que te lleva a la cárcel

4. El correo electrónico cobarde

5. El correo electrónico que nunca desaparece (Re:Re:Re:Re) Este modelo en Donostia Kultura es el rey.

6. El correo electrónico sarcástico

7. El correo electrónico demasiado informal

8. El correo electrónico que puede resultar inapropiado.

Algunos de esos modelos de correos no se dan en mi empresa, pero si deberíamos leer el libro para aclarar muchas convenciones del mundo digital que se desconocen.

Algunas convenciones del mundo digital

Todo el mundo debería saber que si se utilizan las “Mayúsculas” se está gritando. Que según como se utilicen los términos “por favor” o “gracias” en vez de ser corteses, podemos resultar apremiantes y estar transmitiendo órdenes de forma velada. Los signos de exclamación pueden infundir calor humano y a diferencia de la comunicación en papel podemos utlizar varios¡¡¡¡Gracias!!!! Pero no lo uses para transmitir emociones negativas.

Deberíamos utilizar con menos inconsciencia elementos básicos de nuestro correo, me refiero a Para, Cc y la famosa Cco o copia de carbón oculta que puede resultar muy  tramposa.
Cc quiero que sepas algo y quiero que los demás sepan que quiero que lo sepas
Ccco quiero que sepas algo y no quiero que los demás sepan que quiero que lo sepas
Reeenvío quiero que sepas algo y puede que quiera añadir algo al mensaje original

Por último recordar que el correo es una herramienta fiable. Decir que un correo nunca llegó puede convertirse en una mentira, fácil de descubrir. Hay veces que el silencio es la respuesta adecuada a determinados mensajes, aunque en estos casos lo cortés es añadir “No reply” o “No requiere respuesta“. Aquellas personas que no contestan nunca a los mensajes, tampoco tienen buenos resultados. Lo cortés sería si vamos a tardar en responder avisar de la recepción del correo y de la causa de nuestra tardanza. También existe el silencio provisional ante un correo hiriente, y se está reflexionando antes de emitir la respuesta.

El correo electrónico es el anciano de los nuevos medios. Ha visto nacer a las redes sociales. Como se ha generalizado nos hemos olvidado de que la redacción y envío del mismo requiere atención para lograr la máxima eficacia. Todos los elementos tienen su importancia. Las prisas o el envío desde un móvil no deben ser excusa para descuidar la ortografía, el estilo la gramática. Sobre todo en el caso del correo profesional. Identifícate, saluda al comienzo,  firma al final.

Cada vez más será necesario tener presente en la escritura en Internet, las guías o manuales de estilo de cada medio. Somos muchos los que estamos preocupados por la dimensión global y pública de lo que escribimos en Internet.  Los nativos analógicos éramos expertos en escribir en papel será necesario reciclarse.

Como siempre me gusta recomendar algún libro del tema y en este caso es “Escribir en internet : guía para los nuevos medios y las redes sociales”. Está en las bibliotecas donostiarras.

El IVAP lleva años trabajando los manuales de estilo de comunicación en euskera. El último título, escrito en el 2013 se titula “La comunicación electrónicia: recomendaciones del IVAP para escribir páginas web”

El correo electrónico está presenta en dos novelas recientes de éxito, del autor Glattauer Contra el viento del Norte y su continuación Cada siete olas. Las dos novelas están traducidas también el euskera por Irati Elorrieta .

2 comments

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